A digitális hónapok nemcsak az egésznapos számítógép előtt ülést hozták magukkal, de azt is, hogy a személyesen könnyen egyeztethető dolgokat kénytelenek lettünk sokkal jobban digitalizálni, hovatovább a bevásárlólista összerakása is több telefonba került, majd a cetli végül itthon maradt…. A webkonferencia, a csetelés és a file-megosztók után bele kellett botlani egy elektronikus “TO DO” listába is.
A vállalkozások életében az egyik legnehezebb dolog annak megszervezése, hogy minden feladat időben, teljes részletességgel, sokszor határidőket tartva el legyen végezve. A határidő sokszor csak a saját magunk számára adott határidő, aminek a betartása aztán végképp nagyon nehéz. A Trello remek eszköz erre, különösen úgy, hogy akit munkája nem köt folyamatosan az asztali számítógéphez, laptophoz, az is tudja okostelefonon követni a feladatokat.
Mi az a Trello?
A Trello egy virtuális parafatábla, színes post-it cetlikkel, amiket oszlopokba rendezhetünk.
A parafatábla neve a Trello-ban TÁBLA.
A színes post-it neve itt KÁRTYA.
Az egyes oszlopok, amikbe a kártyák rendezhetők, a LISTÁK.
Trello tábla létrehozása
A Trello alapegysége a tábla, amelyet kezelhetünk egyedül, de több szereplő, tag is kezelhet egy táblát. A tábla akkor lesz jól használható, ha mindenki tudja és érti a logikai egységeket!
Tehát mielőtt létrehozunk egy táblát, érdemes végiggondolni, hogy azon belül milyen listákat csinálunk. Számít, hogy mennyire összetett a folyamat, amit a táblán le akarunk követni, hiszen a tábla listáit át is kell látni, rendezni is tudnunk kell.
Tervezés – folyamatban – elkészült
Az egyik bontási lehetőség az, ha a feladatokat az idő szerint rendezzük, vagyis aszerint, hogy egy feladat a tervezési fázisban van, már dolgozunk rajta vagy már elkészült. Ez akkor járható út, ha nincsen túlságosan sok kártyánk, hiszen 10 db kártya fölött már nehezen látjuk át a feladatokat.
Témák szerinti listák
A listákat téma szerint is rendezhetjük. Ha pl. bevásárlólistát csinálunk a Trelloban – ami nem egy rossz gondolat, hiszen a Trellonak igen jól használható mobilos applikációja is van -, akkor boltok szerint csoportosíthatunk: szupermarket, piac, patika stb.
Trello kártya törlése
Aki elkezdi használni a Trello-t, elég gyorsan egy problémába ütközik: nem lehet kártyát törölni. Egy lépésben legalábbis nem.
A kártya törlés menete:
- az adott kártyánál jobb egérrel legördítjük a menüt
- az Archiválás gombra kattintva a kártya archiválható és eltűnik
- az archivált kártyát a tábla nézetben a jobb oldali menüre kattintással hívhatjuk elő: Menü > Tovább > Archivált elemek
- az archivált kártyát innen törölhetjük, de táblára is küldhetjük
Kik csatlakozhatnak egy-egy táblához?
Az egyes táblákhoz tagokat rendelhetünk, de dönthetünk úgy is, hogy egy nem Trello felhasználónak elküldjük egy tábla linkjét.
A tagok hozzárendelése, meghívása e-mail címük alapján lehetséges.
Létrehozhatunk vállalkozási csapatot is, de ilyenkor is külön-külön minden táblához hozzá kell adnunk az érintett csapattagot. Attól, hogy valaki tagja a csapatnak, nem fog látni minden táblát.
Trello kártya: minden tudnivaló, dokumentáció és eszmecsere egy helyen
Kártya leírás szerkesztése
A kártya szerkesztése a szokásos, szövegszerkesztőkben megszokott módon történik, vagyis a kis ceruza ikonra kattintással. A leírásban bármilyen szöveg beírható, még linkek is. Képeket, dokumentumokat is tudunk csatolni, ami kiváló eszközzé teszi a Trello-t például a mi számunkra: nem kell keresgélni a weboldal készítéséhez feltöltött szövegeket, képeket az e-mailek végeláthatatlan sorában…
A kártyán csevegni is lehet – pontosabban fogalmazva hozzászólást írni – , ami nagyon praktikus akkor, ha többen dolgoznak egy kártyán. Így maga a kommunikáció is megmarad.
Trello kártya borító design
A könnyebb láthatóság és követhetőség kedvéért borítót is beállíthatunk az egyes kártyáknak, de természetesen magukat a táblákat is design-olhatjuk egy kicsit.
Határidő hozzárendelése
Szerencsére a Trello remekül együttműködik a naptárral. Így amikor egy feladatnak – kártyának – határidőt adunk, akkor egyrészt beállítható, hogy mikor adjon riasztást a rendszer, hogy hamarosan lejár egy határidőnk, másrészt naptárnézetben is áttekinthető maga a folyamat.
Címke – szín
A kártyák címkézhetőek és színnel is elláthatóak, amik nagymértékben segítik az eligazodást. Például színnel különböztethetjük meg az egyes csapattagok feladatait, hogy vizuálisan is jobban kiugorjon, kinek mi a feladata.
Mikre használható a Trello?
Miután sok személyes tábla is beállítható, illetve csapatok is létrehozhatók még az ingyenes verzióban is, így gyakorlatilag olyan számú táblát hozhatunk létre, amennyit csak agyilag át tudunk látni…
A Trello nemcsak arra használható, hogy feladatainkat rendszerezzük, de dokumentumok, képek, fontos linkek mentésére is kiváló, különösen olyankor, ha azokra nemcsak nekünk, de másnak – munkatársnak, családtagnak – is szüksége van. Vagyis: vége a keresgélésnek!
